AREA INFORMATIVA - GLOSSARIO CONDOMINIALE

AVVISO DI CONVOCAZIONE

L'assemblea deve essere preceduta dall'invio agli aventi diritto a parteciparvi, di un avviso di convocazione che deve giungere almeno cinque giorni prima, l'avviso deve comprendere l'elencazione dei punti sui quali i condomini sono chiamati a discutere e deliberare, il cosiddetto Ordine del giorno.
 

Comproprietari
Sull'obbligo di convocare tutti i comproprietari di una stessa unità immobiliare, la Cassazione ha stabilito che è sufficiente la prova, anche presuntiva, che l'avviso inviato a uno solo di essi sia stato portato a conoscenza degli altri per rendere pienamente valida l'assemblea; così, si presume che, nel caso di comproprietà tra due coniugi conviventi in pieno accordo e senza contrasto d'interessi fra loro, la moglie comunichi al marito data e luogo dell'assemblea, e viceversa. Alla prova per presunzione non si può ricorrere se i coniugi sono separati o se i comproprietari hanno residenze diverse. All'assemblea può partecipare un solo soggetto per unità immobiliare, anche se ci sono più comproprietari.
 

Forma
L'avviso di convocazione deve contenere l'indicazione del luogo, della data e dell'ora in cui si terrà l'assemblea in prima e in seconda convocazione, e l'ordine del giorno, ossia i punti sui quali i partecipanti sono chiamati a deliberare. L'incompletezza dell'ordine del giorno comporta l'annullabilità delle delibere.
Se la data indicata sull'avviso manca o è errata, la convocazione può essere considerata valida se si dimostra che il destinatario era, di fatto e con certezza, a conoscenza della data • Lo stesso discorso vale se non erano stati indicati, o lo erano stati erroneamente, ora e luogo della riunione. È ammesso qualsiasi tipo di prova, anche per presunzioni. In particolare, se il luogo di riunione non è stato indicato nell'avviso, e vi è assoluta incertezza sulla sua ubicazione, o è palesemente inidoneo allo svolgimento dell'assemblea, l'eventuale delibera che dovesse essere adottata è nulla.
L'avviso di convocazione deve essere inviato a ciascun condomino, preferibilmente mediante raccomandata con avviso di ricevimento. Se però il regolamento, ma deve essere contrattuale, prevede che debba essere seguita una particolare forma, è obbligatorio attenervisi, pena l'annullabilità delle delibere che dovessero essere adottate• Il Tribunale di Cagliari, tuttavia, ha stabilito che la violazione del regolamento che preveda l'invio dell'avviso nella forma della raccomandata con avviso di ricevimento non determina l'invalidità della delibera quando il diritto del condomino ad avere piena conoscenza della convocazione non sia stato concretamente leso, come nel caso in cui si dimostri che l'avviso gli sia stato consegnato a mano. Se però il regolamento prevede che l'avviso debba essere spedito a mezzo raccomandata, ci si può rifiutare di ricevere quello consegnato a mano, ma se viene accettato non si può porre la norma del regolamento a fondamento dell'atto d'impugnazione della delibera. La Corte d'Appello di Milano ha ritenuta valida la convocazione effettuata mediante raccomandate a mano, alcune delle quali consegnate dalla portinaia ai condomini, che avevano firmato per ricevuta, e altre inserite nelle rispettive caselle postali.
Se l'avviso è stato inviato per raccomandata non occorre che sia stato ricevuto personalmente dal destinatario, e neppure occorre che questi l'abbia letto; l'importante è che l'avviso sia pervenuto a persona che, per ragioni dei suoi rapporti con il destinatario o per ragioni di ufficio (si pensi al portiere dello stabile, o al suo sostituto), sia tenuta a consegnarglielo, o che sia stato depositato in luogo normalmente destinato a tale scopo, e che di ciò il condomino destinatario, impiegando l'ordinaria diligenza, abbia avuto o possa aver avuto notizia.
Non è, invece, considerata legittima l'affissione dell'avviso di convocazione in bacheca, anche se l'affissione sia stata accompagnata dall'invio dell'avviso a mezzo raccomandata e questa è pervenuta fuori termine. L'avviso deve essere inviato a tutti i partecipanti, nessuno escluso, anche se titolari di una quota millesimale minima. Vanno convocati anche i soggetti che si trovano in conflitto d'interessi con il condominio e quelli eventualmente residenti in altra città o all'estero, salvo che abbiano comunicato all'amministratore la nomina di un delegato.
L'omesso invio dell'avviso anche a un solo condomino rende annullabili le eventuali delibere adottate; l'assemblea, infatti, non può deliberare validamente se non risulta che tutti i condomini sono stati convocati (sesto comma, articolo 1136 del Cod. civ.). Se però, pur in presenza di questa irregolarità, l'assemblea adotta una delibera e questa non viene impugnata entro 30 giorni, diventa valida e vincolante per tutti i condomini; il termine, stabilisce il terzo comma dell'articolo 1137 del Cod. civ., decorre dalla stessa data della delibera per i dissenzienti e dalla data della comunicazione per gli assenti.
Vi sono però dei casi in cui, nonostante l'omesso invio dell'avviso di convocazione, l'assemblea è valida: se sono presenti tutti gli aventi diritto, o se si dimostra altrimenti (per esempio, facendo firmare e datare ai condomini un avviso collettivo) che tutti hanno avuto notizia della convocazione in tempo utile per partecipare alla riunione (almeno cinque giorni prima). In particolare, il Tribunale di Prato ha ritenuto legittima l'omissione dell'avviso di convocazione nei confronti del condomino che aveva partecipato a un'assemblea auto-convocata, e firmato il verbale in cui la riunione veniva riconvocata per altra data, per deliberare sull'ordine del giorno pure indicato nel verbale.
 

Termine
L'avviso di convocazione deve essere spedito per tempo, in modo che giunga al destinatario almeno cinque giorni prima di quello in cui si terrà l'assemblea. Questo termine, previsto dal terzo comma dell'articolo 66 delle Disposizioni attuative e transitorie del Cod. civ., decorre dal giorno successivo a quello di ricezione dell'avviso e comprende il giorno fissato per l'assemblea: così, se questa è stata convocata per il giorno 25, l'avviso deve essere recapitato entro il 20. Il regolamento del condominio può però prevedere un termine diverso: sia più breve sia più lungo.
Il termine deve essere osservato anche in caso di convocazione diretta da parte dei condomini che corre dal giorno di ricezione dell'avviso, non da quello di spedizione. Se l'avviso è stato recapitato nei tempi previsti, la circostanza che il destinatario abbia respinto la raccomandata, o non l'abbia ritirata, è irrilevante. Il condomino, poi, che abbia ricevuto l'avviso fuori termine, ma che abbia partecipato all'assemblea, non può eccepire il mancato rispetto del termine, poiché la sua presenza all'assemblea sana il vizio di convocazione. La Cassazione ha ritenuto corretto il comportamento dell'amministratore che aveva messo tempestivamente, ossia rispettando il termine di 5 giorni, l'avviso nella cassetta della posta; nel caso esaminato, però, è stato provato che il destinatario consultava assiduamente la presenza di corrispondenza (3/2/1999, n. 875). È comunque sconsigliabile seguire questa modalità.
Il mancato rispetto del termine comporta l'annullabilità delle delibere adottate dall'assemblea sia in prima sia in seconda convocazione, stante il rapporto di dipendenza, temporale e logico, fra le due riunioni.
Se pur in presenza di un avviso recapitato fuori termine per la prima convocazione, andata deserta, ma in tempo utile per la seconda, le delibere vengono adottate in questa sede con la maggioranza richiesta per la prima convocazione, sono valide.
 

Trasferimento di un condomino
Non è raro, specialmente nei megacondomini, che il destinatario risulti trasferito dal precedente domicilio. Nel qual caso l'amministratore, al fine di assicurare una regolare convocazione dell'assemblea, è tenuto a svolgere le indagini suggerite dall'ordinaria diligenza per rintracciare il condomino non più presente al precedente recapito. Dal punto di vista pratico, nel caso di condomino già residente nella città sede del condominio, si possono attingere informazioni presso l'Ufficio anagrafe del Comune, mentre se risiedeva in altra città ci si può rivolgere a un'agenzia di disbrigo pratiche, in entrambi i casi addossando il relativo costo al condomino resosi irreperibile.
Un caso estremo è quello della morte di un condomino. In tale ipotesi, se l'amministratore è a conoscenza dell'evento ma non degli eredi, non è obbligato a fare alcuna ricerca, e quindi non è tenuto ad inviare alcun avviso di convocazione, fino a quando gli eredi non si siano manifestati.